Corso Addetto Amministrativo per archiviazione digitale dei documenti.

A partire dal 12 agosto 2016, tutte le amministrazioni dovranno abbandonare definitivamente la carta e gestire i procedimenti amministrativi di propria competenza solo attraverso gli strumenti informatici.
Dopo anni di annunci (spesso azzardati) e di promesse (mai mantenute), perché questa volta dovrebbe essere quella buona?
E infatti, come spesso accade quando si parla di amministrazione digitale, le reazioni vanno dallo scetticismo (“le PA non ce la faranno mai”) al benaltrismo travestito da realismo (“se non ci sono sanzioni, nessuno rispetterà la scadenza”).
In realtà, la scadenza di agosto è realmente cruciale e cade – ironia della sorte – proprio nei giorni in cui è alle battute finali l’adozione del decreto attuativo della Riforma Madia (art. 1 Legge n. 124/2015) che riformerà in modo importante il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
Visto che però la confusione sugli adempimenti è ancora grande, può essere utile provare a fare ordine e capire cosa le amministrazioni sono tenute a fare prima del 12 agosto.

Le regole tecniche sul documento informatico

Andiamo con ordine. Il termine dell’11 agosto è posto da una norma ben precisa: si tratta dell’art. 17, comma 2, del DPCM 13 novembre 2014 che contiene le Regole tecniche attuative del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici.
Questo decreto è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 12 gennaio 2015 ed è entrato in vigore l’11 febbraio 2015. Da allora, sulla base dell’art. 17, comma 2, le amministrazioni avevano ben 18 mesi di tempo per adeguare i propri sistemi: 18 mesi che scadono, appunto, l’11 agosto 2016.
Un adeguamento complesso, che riguarda tutte le pubbliche amministrazioni (dai Ministeri ai Comuni, dalle Regioni alle Università, passando per Scuole, Camere di Commercio e Aziende Sanitarie) nonché le società partecipate dalle pubbliche amministrazioni e inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione. Questi soggetti, entro l’11 agosto, sono tenuti:
• a formare gli originali informatici nel rispetto di precise regole in materia di formati, metadati, accessibilità;
• a formare, con modalità altrettanto precise, i fascicoli di procedimento, i repertori e i registri;
• a seguire le procedure indicate dalle regole tecniche per certificare la conformità delle copie informatiche (es. scansioni) dei documenti analogici pervenuti agli uffici.
Si tratta di un adeguamento sotto un triplice profilo: tecnologico (bisogna dotarsi di tutti gli strumenti hardware e software necessari), organizzativo (attraverso la reingegnerizzazione di processi e la ridefinizione dei flussi di lavoro) e giuridico (modificando i regolamenti e i Manuali già adottati dagli enti, come quello sulla Gestione documentale già obbligatorio ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013).
Naturalmente, a valle di tale adeguamento, si rende indispensabile un’attività di formazione del personale volta a far conoscere le nuove modalità di lavoro a tutti i soggetti coinvolti nella gestione dei procedimenti e nella formazione dei documenti.
Tuttavia, le Regole tecniche sul documento informatico – complici anche i tanti altri adempimenti normativi che hanno riguardato le amministrazioni in questo ultimo anno e mezzo – sono però passate ben presto nel dimenticatoio e, salvo un numero pure cospicuo di eccezioni, la sensazione è che la gran parte delle PA sia ben lontana dal completare il processo di adeguamento che dovrebbe concludersi prima di ferragosto.